Realizacja projektu

 

• Grant Agreement (GA) – Umowa Grantowa podpisywana jest między beneficjentami a Komisją Europejską i określa szczegółowe warunki realizacji projektu. Umowa Grantowa składa się z następujących części:

– Terms and conditions (tekst główny umowy)

– Annex I (Description of the action)

– Annex II (Estimated budget for the action)

– Annex III (Accession forms for beneficiaries)

– Annex IV (Model financial statements)

– Annex V (Model for the certificate on the financial statements)

– Annex VI (Model for the certificate on the methodology)

 

Wszystkie umowy w ramach nowego Programu Ramowego Unii Europejskiej Horyzont 2020 będą zawierane wyłącznie w formie elektronicznej i jako takie nie będą wymagały tradycyjnego podpisu żadnej ze stron umowy. Potwierdzeniem zawarcia umowy jest podpis elektroniczny generowany przez system.

 

 

Wzory Umów Grantowych według typów projektów znajdują się na stronie:

http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/funding/reference_docs.html#h2020-mga-gga

Modelowa Umowa Grantowa:

http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/mga/gga/h2020-mga-gga-multi_en.pdf

 

Na stronie Portalu Uczestnika (Participant Portal) zamieszczono tłumaczenia umowy grantowej (Grant Agreement), w tym na język polski, podpisywanej z beneficjentami programu H2020: http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/funding/reference_docs.html#doc1

 

• Consortium Agreement (CA) – Umowa Konsorcjum, czyli wewnętrzna umowa między jednostkami biorącymi udział w projekcie. Obowiązek jej podpisana określony jest w art. 41.3 Umowy Grantowej. Umowa Konsorcjum reguluje kwestie dotyczące / określa następujące kwestie:

– wewnętrzną strukturę konsorcjum

– dostęp do elektronicznego systemu zarządzania projektem (Participant Portal)

– dystrybucję dofinansowania z UE

– prawa własności intelektualnej

– rozstrzyganie sporów

– zasady poufności itd.

 

Umowa Konsorcjum nie może zawierać zapisów sprzecznych z zapisami Umowy Grantowej.

 

Wzór Umowy Konsorcjum znajduje się na stronie:

http://www.desca-2020.eu/

 

• Annotated Model Grant Agreement – modelowa Umowa Grantowa z komentarzami i przykładami. Jest szczególnie pomocna przy interpretacji zapisów umowy dotyczących np.: kwalifikowalności kosztów oraz raportów okresowych.

• Annotated Model Grant Agreement zawiera komentarze do wszystkich typów umów grantowych obowiązujących w H2020 (General, ERC, MSC, SME Instrument, itd.)

http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/amga/h2020-amga_en.pdf

 

1. Rekrutacja pracowników:

Zasady rekrutacji pracowników w projektach realizowanych w ramach Programu Horyzont 2020 zostały określone w Art. 32 Umowy Grantowej (Recruitment and working conditions for researchers).

Do obowiązków Beneficjenta należy wdrażanie zapisów Europejskiej Karty Naukowca (European Charter for Researchers) oraz Kodeksu postępowania przy rekrutacji pracowników naukowych (Code of Conduct for the Recruitment of Researchers).

Karta i Kodeks określają role, zakres obowiązków i uprawnienia pracowników naukowych, a także ich pracodawców lub grantodawców. Celem jest tworzenie atrakcyjnych możliwości rozwoju kariery naukowej oraz poprawa warunków zatrudnienia i pracy naukowców w Europie.

 

Europejska Karta Naukowca

Kodeksu postępowania przy rekrutacji pracowników naukowych

 

Zgodnie z powyższymi zasadami Beneficjenci powinni określić jasne zasady rekrutacji i wyboru naukowców, które są ogólnodostępne i obejmują m.in.:

– obowiązek publikowania informacji o wolnych stanowiskach pracy na stronie Euraxess:

– obowiązek publikowania informacji o wolnych stanowiskach pracy w języku angielskim

 

W przypadku polskich uczelni wyższych istnieje również obowiązek publikowania informacji o wolnych stanowiskach pracy w bazie ogłoszeń Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego:

Aplikacja „Baza Ogłoszeń” służy tylko uczelniom. Instytuty badawcze publikują swoje ogłoszenia wysyłając wypełnione formularze (do pobrania na stronie) na adres pracawnauce@nauka.gov.pl

 

2. Kategorie kosztów:

 

Koszty bezpośrednie:

A. Koszty osobowe (Direct Personnel costs)

Koszty osobowe związane z realizacją projektu w Programie H2020 ograniczone zostały do kosztów wynagrodzenia zasadniczego (brutto wraz ze wszystkimi obciążeniami) osób zatrudnionych przez beneficjenta na umowę o pracę i oddelegowanych do pracy w projekcie.

W przypadku instytucji o charakterze niezarobkowym (non-profit) istnieje możliwość wypłacenia dodatkowego wynagrodzenia max. do 8000 euro rocznie (proporcjonalnie do czasu pracy w projekcie). Jednak możliwość stosowania dodatkowego wynagrodzenia jest mocno ograniczona (Art. 6.2A1 Umowy Grantowej).

 

Osoby zatrudnione do realizacji zadań w projekcie mają obowiązek rejestrowania swojego czasu pracy. W tym celu stosuje się tzw. karty czasu pracy, które muszą być sporządzane co najmniej raz w miesiącu i które powinny zawierać następujące elementy:

 

– tytuł i numer projektu (zgodnie z Umową Grantową)

– pełną nazwę Beneficjenta (zgodnie z Umową Grantową)

– imię i nazwisko oraz podpis pracownika zatrudnionego w projekcie; datę

– liczbę godzin przepracowanych na rzecz projektu każdego dnia danego miesiąca

– imię i nazwisko oraz podpis przełożonego

– numer pakietu pracy (WP) obejmującego wykonane zadania (zgodnie z Aneksem I do Umowy Grantowej)

– krótki opis wykonanych zadań

 

Zaleca się, by karty czasu pracy zawierały również informacje o dniach wolnych od pracy, urlopach i zwolnieniach lekarskich.

 

Wzór karty czasu pracy znajduje się na stronach Portalu Użytkownika:

 

Każdy Beneficjent może stosować własny wzór karty czasu pracy, pod warunkiem, że zawiera on wszystkie wymienione wyżej elementy.

 

Uwaga! Osoby zatrudnione wyłącznie do realizacji projektu (na pełen etat) nie mają obowiązku wypełniania kart czasu pracy.

 

 

B. Koszty podwykonawstwa (Direct costs of subcontracting)

Są to koszty poniesione w ramach podzlecenia zadań merytorycznych opisanych w Aneksie 1.

Podwykonawstwo musi spełniać warunki określone a art. 13 Umowy Grantowej, w tym m.in.:

– może obejmować realizację jedynie ograniczonej części projektu

– musi odbywać się na zasadach rynkowych

 

Od podwykonawstwa nie nalicza się ryczałtu na koszty pośrednie.

 

W Programie H2020 koszty audytu nie są już kosztami podwykonawstwa.

 

C. Direct costs of financial support (Koszty wsparcia finansowego)

Kategoria kosztów występująca w budżecie projektu jedynie w przypadku, gdy została przewidziana w Programie Pracy/ ogłoszeniu o konkursie.

Przykłady: stypendia, wsparcie finansowe dla organizacji pożytku publicznego etc.

 

D. Inne koszty bezpośrednie (Other direct costs)

D.1 Podróże i diety (Travel)

Koszty podróży (bilety, podatki i opłaty, diety) muszą być ponoszone zgodnie z praktykami

Kategoria obejmuje koszty podróży poniesione zarówno przez pracowników Beneficjenta, jak i zewnętrznych ekspertów, o ile ich udział został przewidziany w Aneksie I.

 

D.2 Sprzęt trwały (Equipment)

“Wykorzystanie sprzętu można wykazać jedynie w takim zakresie, w jakim było on wykorzystywany w projekcie, procent wykorzystania sprzętu i czas muszą być sprawdzalne”.

 

„Amortyzacja wykazywana jest odpowiednio w każdym odnośnym okresowym raporcie finansowym.”

 

D.3 Inne towary i usługi (Other goods and services)

Kategoria budżetowa obejmująca towary i usługi niezbędne w celu realizacji projektu. Są to np.:

– materiały (np. zakup publikacji naukowych, książek, artykułów, w tym również w wersji elektronicznej);

– koszty upowszechniania wyników projektu (w tym ‘open access’) oraz opłaty konferencyjne;

– koszty związane z ochroną własności intelektualnej;

– koszty organizacji konferencji (w tym catering);

– świadectwo kontroli sprawozdań finansowych (certyfikat audytora);

 

D.4 Infrastruktura badawcza (Costs of large research infrastructure)

Infrastruktura badawcza – całkowita wartość co najmniej 20 mln EUR, jej wartość stanowi co najmniej 75% całkowitego majątku trwałego instytucji.

Aby wykazywać koszty infrastruktury badawczej w projekcie, instytucja musi uzyskać akceptację KE dot. stosowanej metodologii wyliczania tych kosztów.

 

Koszty pośrednie:

Koszty pośrednie to ogólne koszty funkcjonowania jednostki, które nie mogą być zidentyfikowane jako bezpośrednio przypisane to projektu. Są to np.:

– koszty administracji

– wynajęcie lub amortyzacja budynków, w tym koszty wody, elektryczności, ogrzewanie, itd.

– usługi telekomunikacyjne i pocztowe

– wyposażenie biurowe

 

W Programie H2020 dla wszystkich typów projektów obowiązuje jednolity ryczałt na koszty pośrednie w wys. 25% kosztów bezpośrednich z wyłączeniem kosztów podwykonawstwa (subcontracting).

 

3. Sprawozdawczość:

Zarówno sprawozdania finansowe jak i merytoryczne są składane online w systemie Participant Portal.

Wzory raportów dostępne są pod adresem: http://ec.europa.eu/research/participants/docs/h2020-funding-guide/index_en.htm

Okresy raportowe każdego projektu określone są w art. 20.2 Umowy Grantowej. W ciągu 60 dni po zakończeniu każdego okresu raportowego koordynator projektu musi złożyć raport okresowy. W związku z tym partnerzy projektu mają zazwyczaj 30 dni po zakończeniu okresu raportowego na przygotowanie raportu.

 

Raporty okresowe składają się z:

– raportu merytorycznego (periodic technical report)

– raportu finansowego (periodic financial report)

Raport końcowy koordynator składa w ciągu 60 dni po zakończeniu projektu. W związku z tym partnerzy projektu mają zazwyczaj 30 dni po zakończeniu projektu na przygotowanie raportu końcowego.

 

Participant Portal i FSIGN

Raporty składane w systemie Particpant Portal są podpisywane elektronicznie przez osobę do tego upoważnioną (Financial Signatory – FSIGN). Rola FSIGN w systemie wyznaczana jest przez Legal Entity Appointed Representative (LEAR). Wybrany FSIGN musi być następnie przypisany do każdego projektu przed złożeniem raportu.

 

LEAR – osoba wyznaczona w instytucji do kontaktowania się z KE w sprawach związanych z finansowo-prawnym statusem tej instytucji. LEAR ma możliwość zmiany i aktualizacji podstawowych danych o instytucji w systemie Participant Portal.

Więcej

 

Różnice kursowe i przeliczanie wydatków – kursy EBC

Koszty wykazane w sprawozdaniu finansowym muszą być wyrażone w euro. Koszty poniesione w złotówkach muszą być przeliczone na euro według średniego kursu z danego okresu raportowego publikowanego na stronie Europejskiego Banku Centralnego: http://www.ecb.europa.eu/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html

 

Różnice kursowe nie są kosztem kwalifikowalnym projektu (patrz: Art. 6.5 (a) Umowy Grantowej)

 

Świadectwo kontroli sprawozdań finansowych

Świadectwo kontroli sprawozdań finansowych wydawane przez audytora zewnętrznego (biegłego rewidenta z odpowiednimi uprawnieniami) raz na koniec projektu (w momencie przygotowywania raportu końcowego).

Świadectwo kontroli sprawozdań finansowych przygotowywane jest w momencie gdy dofinansowanie z KE będzie równe lub wyższe niż 325 tys. euro (bierzemy pod uwagę tylko koszty bezpośrednie). Koszt audytu powinien być przewidziany w budżecie projektu, w kategorii „inne koszty”.

 

Wzór Świadectwa kontroli sprawozdań finansowych stanowi Aneks 5 do Modelowej umowy grantowej (str. 112): http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/mga/gga/h2020-mga-gga-multi_en.pdf

Instytucje, które otrzymały powiadomienie z KE o audycie w projektach realizowanych w Programie Horyzont 2020 powinny zapoznać się z dokumentem: H2020 Programme – Indicative Audit Programme.

 

4. Rozpowszechnianie wyników / Open access

Open Access w Programie H2020 to darmowy, internetowy dostęp do publikacji naukowych lub danych dla każdego zainteresowanego.

Istnieją 2 modele Open Access dla publikacji:

– zielony – złożenie publikacji w repozytorium lub archiwum przez autora,

– złoty – opublikowanie w czasopiśmie zapewniającym open access.

KE wspiera zarówno złoty jak i zielony model.

Koszty związane z zapewnienie open access są kosztami kwalifikowalnymi.

Share: deposit and publish in Open Access

Należy pamiętać o tym, że każda forma upowszechniania wyników projektu musi zawierać informacje o wsparciu UE.

H2020: Open access publications – open access repository

Managing your project: Do’s and don’ts (presentation)

Zachęcamy do korzystania z programów wspomagających realizację projektów w ramach H2020. Przykładem takiego programu jest PROBAD – narzędzie wspomagające zarządzanie projektami badawczymi, z którego korzystają pracownicy Uniwersytetu Warszawskiego.

PROBAD umożliwia m.in:

• sporządzenie szczegółowego kosztorysu projektu w celu należytego zaplanowania wydatkowania środków przyznanych przez grantodawcę/-ów na cały okres realizacji projektu,
• sporządzenie planu zatrudnienia,
• monitorowanie wydatków w poszczególnych okresach sprawozdawczych,
• przeliczanie wydatków ponoszonych w PLN na EUR wg kursu dobowego Europejskiego Banku Centralnego umożliwiające minimalizowanie ryzyka kursowego,
• tworzenie elektronicznych kart czasu pracy.